Assinatura eletrônica e digital já não é novidade no meio corporativo nem entre consumidores. Afinal, os avanços tecnológicos praticamente “obrigam” as pessoas a mudarem seus hábitos, buscando automatizar e otimizar processos no cotidiano. E isso tem muito a ver com a assinatura eletrônica e digital também.
Por exemplo, todo mundo já entendeu que o papel está ficando para trás, não é? Isso porque não faz o menor sentido, durante essa época de transformação digital, alguém gastar dinheiro com papel e tinta para impressora (além de outros insumos) quando pode substituir por meios eletrônicos.
Não se trata apenas de um gasto desnecessário, como também é uma atitude não sustentável. Empresas que desejam crescer devem pensar no meio ambiente, além de todos os outros aspectos.
Além disso, uma equipe consegue produzir mais e de forma rápida com o uso das assinaturas eletrônicas e digitais. É só pensar no tempo que você gasta se deslocando de sua empresa para autenticar um documento.
Imagine o quanto seria possível economizar no transporte se os contratos pudessem ser assinados via internet, sem tanta burocracia.
Pensou?
Então, este artigo é para você! Preparamos um guia completo sobre a importância da assinatura eletrônica e digital para o seu negócio. Além disso, vamos indicar como e onde obter a sua assinatura on-line.
Acompanhe!
O que é assinatura eletrônica e digital?
A assinatura digital faz parte do universo da assinatura eletrônica, que permite assinar e autenticar documentos on-line para maior segurança do arquivo.
Apesar de similares, existe uma diferença entre esses dois tipos de assinaturas: enquanto a assinatura eletrônica não exige certificado, mas possui formas de garantir a veracidade do documento, a assinatura digital depende de uma certificação. Isto é, a assinatura digital deverá ser feita mediante criptografia.
Essa criptografia nada mais é do que um par de chaves que protege o arquivo de violações e fraudes virtuais. Dessa maneira, um contrato, uma transação financeira ou um processo judicial recebe mais proteção do que se fosse uma assinatura eletrônica simples.
Para entender isso, vamos abordar os três tipos de assinaturas on-line mais adiante. Por enquanto, entenda as particularidades da assinatura eletrônica e digital.
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é uma forma inovadora de assinar documentos on-line, porque é fácil, rápido, sustentável e com validade jurídica. Sendo assim, ao assinar autorizações, confirmações ou autenticar logins em sistemas, não será necessário um certificado digital.
É claro que, mesmo não dependendo de um mecanismo de criptografia como a assinatura digital, é importante que a assinatura eletrônica seja feita em um ambiente seguro, com tecnologia de ponta.
Afinal, ainda que seja apenas uma confirmação por token, é necessário garantir a integridade dos dados. Por exemplo, imagine que você deve confirmar o recebimento do token para ter atendimento em uma clínica, mas o token não consegue chegar até você devido a problemas de segurança?
Esse é um daqueles momentos em que pessoas avessas à tecnologia dizem preferir o uso do papel como garantia de qualquer coisa. Por isso, toda e qualquer assinatura eletrônica deve oferecer uma forte segurança, já que a ideia do uso digital das coisas é promover redução de tempo e de custo para as empresas.
Objetivos da assinatura eletrônica
Como já adiantamos, a assinatura eletrônica facilita a vida das pessoas porque ninguém precisa se deslocar até o local para assinar um documento, nem gastar dinheiro com transporte. Ou seja, assinaturas eletrônicas reduzem tempo e custo para o meio corporativo.
Apesar de uma desconfiança de quem se acostumou com o uso do papel para tudo, a assinatura eletrônica tem grande valor e sua ação é intransferível, com validade jurídica e de caráter sustentável.
E isso tem muita importância no meio empresarial, porque se tem uma coisa que as empresas não podem se dar ao luxo nos dias de hoje, é perder tempo e dinheiro.
Sendo assim, o objetivo da assinatura eletrônica é facilitar a vida do gestor e do cliente, fazendo com que assinaturas sejam feitas via internet, com toda a segurança que a tecnologia promove.
Onde é possível usar a assinatura eletrônica?
Existe uma gama de possibilidades sobre onde a assinatura eletrônica é útil, como nas áreas de educação, imobiliária, finanças e demais segmentos.
Como não exige criptografia como na versão digital, a assinatura eletrônica é mais usada para validar documentos que exigem uma assinatura rápida, como:
- Login em sistemas, como em gov.br;
- Formulários e relatórios;
- Autorização;
- Confirmação por token;
- Contratos imobiliários;
- Prestação de serviços;
- Entre outros.
Além disso, toda empresa que deseja se destacar no mundo dos negócios e sair na frente da concorrência sabe que a assinatura eletrônica tem o poder de potencializar as negociações.
Isto é, trata-se de agilizar processos e fechar mais parcerias, já que a assinatura é feita à distância e é muito mais rápido do que na versão tradicional (papel + deslocamento + transporte).
Como a assinatura eletrônica é feita?
Em primeiro lugar, uma organização deve decidir o tipo de assinatura para implementar em seu negócio, se é assinatura simples, avançada ou qualificada (digital). Em seguida, averiguar a melhor empresa para aderir a esse benefício, que seja referência no mercado.
Para que uma assinatura eletrônica simples seja feita, é necessário que haja uma conexão entre o arquivo e um dado eletrônico para autenticação. É possível o uso de um log de assinaturas conectado ao documento final e com o histórico das transações.
Entre as formas de autenticação de uma plataforma, o usuário pode recorrer aos seguintes mecanismos na assinatura eletrônica:
- Endereço de e-mail, confirmado por token;
- Celular, confirmado por código-token via SMS;
- Nome e CPF, confirmados pela Receita Federal;
- Endereço IP;
- Senhas.
Ao logar em um sistema, como no site gov.br, você também passa pela autenticação, uma vez que esse tipo de mecanismo é também uma assinatura eletrônica. Isso tanto vale para sites de órgãos públicos como privados.
Qual lei ampara as assinaturas eletrônicas?
Apesar de a assinatura digital possuir validade jurídica por meio da Medida Provisória nº 2.200-2, de agosto de 2001, somente em setembro de 2020, sob a Lei nº 14.063/2020, houve alterações para que a assinatura eletrônica também tivesse a mesma validade.
Isso ocorreu em meio à crise sanitária do país quando a presença física não era possível devido ao risco de contaminação pelo vírus da COVID-19. Com muita gente trabalhando em sistema de home office e dependendo de uma maneira segura para autenticar documentos, a MP trouxe luz para as rotinas de trabalho.
Dessa forma, as assinaturas eletrônicas ganharam validade jurídica em formato digital, tornando-se amplas e vantajosas para órgãos e instituições darem andamento em processos.
Assim, podemos afirmar que a pandemia trouxe mudanças drásticas na forma como nos comunicamos e fazemos negócios. Nesse contexto, ficou claro que muitas coisas podem ser resolvidas a longa distância, dispensando transporte e gasto de tempo.
Assinatura digital
A assinatura digital é uma forma ainda mais segura de assinar documentos na internet. Isso porque, além de possuir validade jurídica, ela também depende de uma certificação digital e criptografia.
Trata-se, portanto, de uma segurança reforçada para que documentos mais sigilosos, como contratos, transações financeiras e processos judiciais, não sofram violações. É, sem dúvida, a melhor maneira de assinar contratos on-line hoje em dia.
Além disso, é um meio rápido, sustentável e altamente recomendável para quem faz negociações que dependem de agilidade e qualidade na prestação de serviços.
Afinal, nenhuma empresa quer ficar para trás, e é bem difícil alguma gestão não aderir às novas tecnologias, porque quanto mais elas avançam, melhor para as organizações.
Objetivos da assinatura digital
O objetivo da assinatura digital é conferir integridade, autenticidade e autoria a um documento eletrônico.
Em outras palavras, o objetivo da assinatura digital é o mesmo da eletrônica, visto que fazem parte do mesmo universo: facilitar a vida das pessoas e promover a segurança da informação.
Nesse sentido, assinar documentos digitalmente traz mais conforto, redução de custos e aumento da produtividade, afinal, ninguém precisa sair de onde está para autenticar um contrato.
Onde é possível usar a assinatura digital?
Assim como a assinatura eletrônica, a assinatura digital também tem um amplo uso que vai além de assinar contratos on-line. Veja onde a assinatura digital é útil:
- Assinar contratos e outros documentos digitais;
- Participar de leilões on-line da Receita Federal;
- Fazer transações financeiras;
- Emitir documentos, como a arrecadação do Simples Nacional;
- Enviar documentos aos cartorários, inclusive, substituir o reconhecimento de firma;
- Fazer cadastro no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI);
- Acessar o e-CAC, o CNES e outros sistemas governamentais;
- Entre outros.
Todos esses serviços dependem de máxima segurança na autenticação para evitar fraudes durante o envio, emissão e acesso de informações sigilosas.
Como a assinatura digital é feita?
O processo da assinatura digital é feito entre a internet e um dispositivo (PC, notebook, smartphone, tablet) e protegido com protocolos de segurança, como a criptografia.
A depender do tipo de assinatura digital (veremos mais adiante sobre isso), faz-se necessário a emissão pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), que dita normas sobre a emissão de assinaturas on-line.
Antes de utilizar uma assinatura digital no meio corporativo, no entanto, é preciso ter paciência. Em primeiro lugar, o processo de emissão de uma assinatura virtual demora alguns dias. O interessado deverá arcar com os custos do registro, cujos valores dependem da região e da empresa.
Em seguida, é feito um agendamento para o registro completo, escolha do método de identificação e, só depois, ocorre a autenticação da assinatura.
Tudo isso para garantir a máxima de segurança das informações.
Legislações que amparam as assinaturas digitais
Do mesmo modo que a assinatura eletrônica, a assinatura digital também possui as mesmas legislações que conferem a ela respaldo jurídico.
A MP de 2001, que regulamenta as assinaturas on-line, foi um marco da tecnologia no início do século atual. Foi por meio dessa Medida Provisória que as transações eletrônicas puderam ser realizadas de forma mais segura.
Mas foi apenas quase 20 anos depois que as normas sobre assinaturas eletrônicas ganharam um novo capítulo.
Graças à Lei nº 14.063/2020, a assinatura eletrônica e digital pôde interagir com entes públicos, proteger dados sensíveis dos cidadãos em licenças de software, além de ser parte importante nos atos de pessoas jurídicas.
E já que voltamos a falar das leis que amparam as assinaturas de documentos da internet, vamos abordar os três tipos de assinaturas eletrônicas, dispostas na Lei nº 14.063/20.
Quais os tipos de assinatura eletrônica e como funcionam?
Como dito anteriormente, a mudança na legislação sobre as assinaturas via internet também trouxe três tipos de assinatura eletrônica, entre os quais está a assinatura digital.
Entenda o que cada uma representa e seu funcionamento, a seguir.
Assinatura eletrônica simples
A versão simples da assinatura eletrônica confere segurança a documentos e a situações que não envolvem dados sigilosos. É o caso do cadastro em órgãos públicos, como o gov.br, quando o objetivo é fazer uma associação da assinatura com o cadastro on-line.
Como ocorre nas assinaturas eletrônicas simples, basta uma senha, nome completo, CPF e confirmação por e-mail e SMS para que seja feita a verificação da identidade do usuário.
Outro lugar em que é possível usar a assinatura eletrônica simples é em clínicas médicas. O paciente recebe a confirmação do agendamento via e-mail e confirma, pessoalmente, através de um token por SMS, a sua identidade para a consulta.
Portanto, a assinatura eletrônica simplificada não assegura proteção em casos de dados sensíveis que exigem criptografia de ponta, porém, autentica e confirma a veracidade da informação.
Assinatura eletrônica avançada
Muito mais do que verificar a identidade do cliente, uma assinatura eletrônica avançada protege as informações por meio de criptografia.
Assim, documentos com exigência de validade jurídica, como contratos empresariais, recebem mais uma camada de segurança, com o objetivo de evitar violações durante o envio e recebimento do arquivo.
A única diferença, no entanto, entre esse método de segurança e a assinatura digital, é que a versão avançada não exige certificação digital pela ICP-Brasil.
Ou seja, documentos que dependem de autenticação e de manter sua integridade, mas cujos dados não sejam tão sensíveis a ponto de exigir uma certificação digital.
Assinatura eletrônica qualificada
Para finalizar, a assinatura eletrônica qualificada é a assinatura digital, com emissão de certificado pela ICP-Brasil.
Em outras palavras, a assinatura qualificada é a versão mais avançada para legitimar contratos e outras documentações que precisam de proteção máxima dos dados.
Com a certificação digital, geralmente em forma de pen-drive ou cartão, é possível validar qualquer transação, inclusive em alguns casos mais específicos. Por exemplo, a assinatura digital com certificado substitui o reconhecimento de firma realizado em cartórios.
Além disso, uma assinatura digital qualificada ainda torna mais fácil aderir a outros serviços, incluindo a emissão de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).
Todas as assinaturas on-line têm validade jurídica?
Desde o ano de 2020, com a Lei nº 14.063, a assinatura eletrônica ganhou validade jurídica tanto quanto a assinatura digital. Antes disso, somente a assinatura digital tinha respaldo jurídico há quase 20 anos.
Sendo assim, podemos afirmar que todas as assinaturas feitas via internet possuem validade jurídica, sim. Dessa forma, vários setores empresariais puderam usar a assinatura eletrônica para fechar contratos e agilizar outros processos.
Ficou mais fácil para gestores, mas também ficou mais fácil para o consumidor.
Qual a diferença entre a assinatura eletrônica e digital?
Até aqui deu para perceber que existe uma diferença entre a assinatura eletrônica e digital, certo? Inclusive, resumimos neste artigo a diferença entre os termos. Ainda assim, vamos destacar de forma mais clara onde ambas assinaturas se diferenciam.
Em primeiro lugar, lembre-se que a assinatura digital é um método mais avançado dentro do universo da assinatura eletrônica. Ou seja, toda assinatura on-line é uma assinatura eletrônica.
A diferença, contudo, é que a assinatura digital é uma forma de promover maior segurança em transações que oferecem risco, sendo até um pouco mais burocrática.
Afinal, a assinatura digital exige um certificado digital, emitido pela ICP-Brasil, para legitimar as transações. Além disso, o uso de chaves (criptografia) é importante para manter a segurança de arquivos que não podem, de maneira alguma, sofrer riscos de violações.
Sendo assim, a assinatura eletrônica é mais prática, sem burocracia e pode ser utilizada por pessoas físicas e para registrar uma simples aprovação em processos internos, por exemplo.
Quais as 5 fases do ciclo de vida de um documento?
Outra questão que envolve documentos assinados de forma eletrônica ou digital é que todo documento possui um ciclo de vida. E conhecer o ciclo é uma estratégia de toda boa gestão para melhor desempenho da empresa.
Assim sendo, conheça as cinco fases do ciclo de vida do documento abaixo:
- Criação do documento (geração);
- Envio do documento (endereçamento);
- Acesso dos signatários ao conteúdo (disponibilização);
- Assinatura (presencial ou on-line);
- Armazenamento do arquivo (gestão de conteúdo).
Todas essas fases devem respeitar a Lei Geral de Proteção de Dados nº 13.709/18, de modo que os dados coletados sejam utilizados apenas em função da assinatura eletrônica.
Vantagens de obter uma assinatura eletrônica e digital
Até aqui você conseguiu entender o que é a assinatura eletrônica e digital, incluindo as leis que regem essa tecnologia, certo?
Então, agora vamos descobrir a importância das assinaturas on-line para gestores de empresa e para a rotina do cliente através de suas vantagens.
Garante a segurança, primeira grande vantagem da assinatura eletrônica e digital
Quando se pensa em assinatura on-line, a primeira preocupação de quem não é adepto às novas tecnologias tem relação com o nível de segurança. Também pudera! Com tantas notícias de invasão hacker, é normal o medo de resolver tarefas sigilosas pela internet.
Normalmente, essas pessoas acreditam que, se um contrato em papel poderia desviar do seu percurso, bem como uma carta, quem poderia garantir que um documento assinado digitalmente não sofreria algum risco?
No entanto, o uso de criptografia e certificado digital para assinar documentos altamente importantes possui muito mais segurança do que um papel. Lembrando que a criptografia é o uso de chaves seguras para que somente as partes envolvidas tenham acesso.
Nesse sentido, não há o mesmo risco de um papel, que pode se perder, estragar e ter seus dados apagados com o tempo. Além disso, a tecnologia é de ponta, com zero chances de se corromper durante o envio ao seu destino.
Facilita a mobilidade
Antigamente, assinar documentos importantes significava tempo gasto e até perda de possíveis parcerias, já que nada era feito em tempo hábil.
O acesso ou a realização de assinaturas eletrônicas, no entanto, veio para facilitar a vida do tomador de decisões de uma empresa e também do cliente. Ainda mais se quem depender dessa tecnologia tiver limitações físicas.
Isso porque essas assinaturas eletrônicas e digitais podem ser feitas de qualquer dispositivo (tablet, smartphone, PC) e de qualquer lugar onde a pessoa esteja. A única coisa que a pessoa precisa é de uma conexão com a internet.
Então, a mobilidade é uma das vantagens do uso da assinatura eletrônica e digital no Brasil, tendo grande importância, sobretudo, para aqueles com dificuldades motoras.
Reduz custos
Já que citamos a mobilidade como uma das vantagens das assinaturas on-line, existem outro benefício que justifica optar pela assinatura eletrônica e digital: a redução de custos.
Lembra de quantas vezes você teve que se deslocar para verificar a autenticidade de um contrato, dos gastos que você teve com o transporte e do tempo que você perdeu?
Certamente aquela máxima “tempo é dinheiro” se tornou um pesadelo em sua vida profissional, já que, ao perder tempo, você também perde dinheiro.
Contudo, ao escolher assinar documentos de forma eletrônica e digital você dá um passo à frente da concorrência. Além de reduzir os custos com o transporte, você também reduz o tempo desse tipo de tarefa e ainda diminui o estresse.
Basicamente, são três vantagens em uma só!
Investe na sustentabilidade
Ao falar sobre transformação digital, é evidente que dois lados saem vencedores dessa história: sua empresa e o meio ambiente.
De um lado, tem o impacto ambiental, que é quando as pessoas decidem reduzir o uso do papel, da tinta para impressora e das cópias de documentos.
A princípio, essa atitude não vai parecer eficiente para o nosso planeta, mas aos poucos, ainda mais se a sua empresa for de grande porte, o impacto será gigantesco, além de altamente positivo.
De outro lado, tem a questão empresarial. Com apenas alguns cliques, você consegue otimizar todo o fluxo de trabalho e aumentar de forma considerável a receita da empresa.
Além disso, é inegável que uma empresa sustentável entrega uma imagem muito melhor em comparação com aquela que faz uso do papel e não pensa nas questões ambientais.
Agiliza processos
Geralmente, os contratos demoram 30 dias para entrar em vigência com o uso tradicional da assinatura em papel. Esse pode ter sido um tempo razoável no passado, mas hoje não funciona mais.
Como forma de agilizar processos e tornar o fluxo do trabalho ainda melhor, as empresas adotaram a assinatura eletrônica e digital para alavancar seus negócios.
Afinal, as assinaturas on-line reduzem bastante o tempo para um contrato entrar em vigor. Isso pode acontecer em 7 dias ou em alguns cliques. Tudo, no entanto, vai depender também da agilidade dos participantes em assinar os documentos.
Aumenta a produtividade
Ao mesmo tempo em que a assinatura eletrônica e digital reduz custos e tempo na abertura de contratos, isso também influencia na produtividade da equipe.
Isso porque os funcionários que precisavam se deslocar, gastar com transporte e, com isso, perder um valioso tempo, agora podem se dedicar a outras tarefas, melhorando o fluxo de trabalho.
Assim sendo, os contratos on-line deixam de lado a burocracia que atrasa as negociações, tornando-se um meio mais rápido e eficaz para fechar parcerias ou resolver pendências de outra natureza.
Como fazer uma assinatura eletrônica e digital?
Agora que você viu a importância da assinatura eletrônica e digital no meio corporativo e todas as suas nuances, chegou a hora de saber se é simples fazer uma assinatura on-line.
Em primeiro lugar, saiba que existem dois métodos para obter uma assinatura via internet: por meio de validação presencial ou 100% digital.
No primeiro caso, você deve escolher uma Autoridade Certificadora, responsável por assinar as certificações digitais. Após solicitar e escolher o tipo de certificado digital, deverá ser feito o pagamento de uma taxa, que vai depender da região e da empresa certificadora.
Em seguida, é feito o preenchimento de um formulário, entrega de documentos e o cadastramento da biometria de forma presencial.
Porém, existe o modo 100% digital, que faz muito mais sentido em se tratando de assinaturas on-line. Nesse caso, você escolhe uma plataforma de assinatura eletrônica entre várias no mercado, como a FluxSign.
Em seguida, você seleciona o plano que melhor se adapta ao seu negócio, podendo começar com uma assinatura grátis.
A assinatura grátis garante que o envio dos seus documentos seja feito de forma 100% digital, com validade jurídica, segurança e autenticação e, a depender do tipo de assinatura, com criptografia.
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A vantagem de aderir à FluxSign não é apenas pela opção grátis, mas também pela redução em até 80% dos custos de sua empresa na assinatura de contratos.
Nesse sentido, é evidente que a rotina de trabalho se tornará mais fluída e a equipe terá aumento de produtividade, resultando no aumento de vendas e de lucros.
Isso representa mais tempo para resolver outras tarefas, reduzir possíveis erros e otimizar os serviços, garantindo um crescimento real do negócio.
Em outras palavras, a assinatura eletrônica e digital se torna uma estratégia de vendas tão eficiente como qualquer outra que você já tenha experimentado e colocado em prática.
Para você conhecer um pouco mais do que a FluxSign oferece aos seus clientes, apresentaremos nossos planos de assinatura para você conferir qual deles se encaixa no perfil do seu negócio.
Planos de assinatura eletrônica da FluxSign
Além de oferecer quatro planos de assinatura eletrônica, a FluxSign também garante em todos os planos os seguintes recursos:
- Número ilimitado de signatários;
- Departamentos ilimitados;
- Suporte via SMS, WhatsApp, e-mail ou videochamada;
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Por isso, o plano se chama básico: você tem o básico para a sua empresa, pagando um preço justo e garantindo a mesma qualidade de um plano avançado.
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Plano customizado
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