Você sabia que existe diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
Pois ambas são assinaturas on-line, com validade jurídica e de caráter sustentável, uma vez que dispensam papelada. Assim sendo, a maior diferença entre elas é que a assinatura eletrônica não depende de um certificado digital.
Por exemplo, o uso de tokens ou usuário/senha nem sempre depende de uma certificação digital para garantir a segurança na autenticidade dos documentos.
Já a assinatura digital exige o certificado, porque trata-se de criptografia, isto é, um par de chaves que assegura a confidencialidade, autenticidade e integridade da informação.
Seja como for, assinar de forma eletrônica ou digital reduz a burocracia, diminui a poluição ambiental e facilita a vida de quem depende desse tipo de assinatura.
Para entender melhor a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital, bem como suas vantagens e desvantagens, acompanhe nosso artigo de hoje.
Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
A primeira coisa que você precisa saber é que a assinatura digital está dentro do universo da assinatura eletrônica. Isto é, trata-se de mais uma forma de tornar um documento seguro – ainda que haja diferença.
A principal diferença é que a assinatura digital exige mecanismos de criptografia, ao contrário da assinatura eletrônica, onde é possível assinar documentos on-line sem certificado.
Em ambos os casos, contudo, o uso do papel não existe, sendo um fator primordial para um mundo mais sustentável e descomplicado. Nesse sentido, assinaturas de contratos, propostas de seguros, validação de atas ou registro de imóveis se tornam menos burocráticos.
A assinatura digital e eletrônica fez diferença durante a pandemia
Apesar de não se tratar de algo relativamente novo, uma vez que a assinatura digital ganhou validação jurídica através da Medida Provisória 2.200-2, editada em 2001, o assunto ganhou força durante a pandemia da COVID-19.
Isso porque, com o objetivo de evitar a presença física das pessoas em meio à crise sanitária no país, a assinatura eletrônica e digital fez diferença na vida das pessoas.
Dessa forma, duas ou mais partes envolvidas não precisavam comparecer a um local físico para assinar documentos, bastando fazer isso em casa, com uma conexão via internet.
As novas normas foram definidas em 2020, através da MP nº 983, em que cidadãos poderiam fazer operações por meio digital, tanto para órgãos estatais quanto para empresas.
O texto também define os três tipos de assinatura eletrônica, de acordo com critérios de risco, onde é possível entender as diferenças entre cada um deles. Veja a seguir.
Tipos de assinatura eletrônica
Primeiramente, vale ressaltar que as assinaturas do tipo eletrônica são úteis para validar um documento ou reconhecer uma pessoa.
Diferente da assinatura digital, a versão eletrônica não visa proteger documentos com elevado risco para os gestores, mas tem grande importância no meio corporativo.
Mais adiante você vai entender quais os tipos de assinaturas eletrônicas e seu funcionamento, mas antes vamos entender quais as três condições básicas para que uma assinatura eletrônica tenha validade:
- Integridade: garante que o documento não sofreu alteração durante o processo de assinatura;
- Autenticidade: reconhece a autoria da assinatura por meio de uma chave individual;
- Registro: são dados de quando e como foi feita a assinatura eletrônica.
Sendo assim, vamos conhecer os três tipos de assinaturas eletrônicas, a seguir.
Assinatura eletrônica simples
A assinatura eletrônica simples é aquela que não envolve informações sigilosas, mas que garante a verificação da identidade do usuário.
Por exemplo, quem se cadastra no site gov.br, deve associar a assinatura ao cadastro on-line, usando nome completo, CPF, RG, além da confirmação por e-mail ou SMS.
Isso não é diferente em outras empresas, que utiliza a assinatura simples desde 2001 para que o usuário possa aderir ao serviço.
Já nos órgãos públicos, o uso desse tipo de assinatura eletrônica visa melhorar o atendimento, como em consultas médicas, sem que haja troca de dados sigilosos.
Quem precisa agendar uma consulta ou exame médico, por exemplo, sabe que há o envio de e-mail com a confirmação do agendamento. Além disso, no dia da consulta, o atendente envia o token por SMS para confirmar a presença do paciente e verificar sua identidade.
Tudo muito rápido e fácil, sem tantas burocracias. Assim é a assinatura eletrônica simples, fazendo a diferença na vida das pessoas.
Assinatura eletrônica avançada
Amplamente utilizada no setor privado e público, a assinatura eletrônica avançada nada mais é do que uma assinatura digital que faz enorme diferença na hora de garantir a integridade dos documentos.
Uma assinatura eletrônica avançada permite que um arquivo com informações pessoais previamente verificadas seja protegido por criptografia. Assim, o conteúdo das mensagens pode chegar ao seu destino de maneira codificada, sem riscos de violação.
Esse método de segurança digital é comum em documentações que exigem validade jurídica, como contrato de empresas e transferência de veículos.
Mas ainda que a assinatura eletrônica avançada seja uma assinatura digital, não há exigência de um certificado digital pela ICP-Brasil. A assinatura eletrônica é um meio de fechar contratos de prestação de serviços com empresas privadas ou para terceiros, por exemplo.
Sendo assim, uma assinatura eletrônica avançada é uma assinatura digital com uma camada de segurança a mais, ideal para documentos que exigem validação jurídica.
Assinatura eletrônica qualificada
Similar à assinatura eletrônica avançada, a versão qualificada emprega mais uma camada de segurança. A diferença dessa assinatura eletrônica e digital para a qualificada é que essa assinatura deve ser emitida pela ICP-Brasil, como forma de legitimar o processo.
Com o certificado digital, fica mais fácil assinar documentos com criptografia e oferecer outros serviços, como emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e).
Dessa forma, tanto as empresas privadas e públicas quanto os consumidores poderão executar ações on-line com toda a segurança que o serviço oferece.
Exemplos do uso das assinaturas eletrônicas e digitais
É possível utilizar as assinaturas eletrônicas e digitais em uma ampla gama de situações que exigem a veracidade do documento ou da identidade da pessoa. Confira alguns exemplos de usos de cada um deles, a seguir.
Onde usar a assinatura eletrônica?
- Senhas para fazer login em sistemas;
- Escaneamento de rubrica feita a mão;
- Confirmação por token;
- Associação da assinatura com o cadastro on-line.
Onde usar a assinatura digital?
- Contratos e outros documentos digitais;
- Transações com instituições financeiras;
- Serviços prestados pela Secretaria da Receita Federal;
- Processos judiciais e administrativos de forma on-line;
- Transferência de veículos;
- Documentos aos cartorários.
Entenda o ciclo de vida de um documento
Todo documento possui um ciclo de vida desde o momento de sua produção até o seu destino final, que tanto pode ser sua eliminação ou a guarda permanente.
Esse ciclo de vida compreende as seguintes fases:
- Geração – A primeira parte do processo é a criação do documento, seja ele um contrato de imóveis, entre empresas, ou um documento para o cartório;
- Endereçamento – Uma vez feito o documento, é hora de enviar às partes envolvidas;
- Disponibilização – Nessa fase do ciclo de vida de um documento, os signatários passam a ter acesso ao conteúdo;
- Assinatura – Aqui se define como será a assinatura: presencial ou de forma on-line. Tanto faz a escolha, porque basta a assinatura para legitimar o documento;
- Gestão – Forma de armazenar o arquivo para preservar seu conteúdo ou reservá-lo.
Em todas as fases, é de suma importância respeitar o que diz a Lei Geral de Proteção de Dados, nº 13.709/18.
Além disso, é fundamental ter uma boa estratégia para gerenciar o conteúdo da melhor forma possível. Isso significa especificar de que maneira ocorre sua obtenção, organização, armazenamento, proteção e entrega às partes envolvidas de forma eficiente.
Afinal, estamos vivendo uma era em que quase tudo é digital, então, compreender o ciclo de vida do documento e a diferença entre a assinatura eletrônica e digital tem grande influência na boa gestão da empresa.
Dessa forma, evita-se perda de informações – ou informações repetitivas – e qualquer outro problema que possa levar ao retrabalho da equipe e a baixa experiência do cliente.
Por que a assinatura eletrônica e digital é importante?
Assinar documentos de forma eletrônica e digital torna todos os processos mais ágeis dentro da organização. Isto é, você ajuda a eliminar custos e otimizar o fluxo de trabalho apenas por tomar a melhor decisão para o seu negócio.
Para você entender melhor como uma assinatura eletrônica e digital faz enorme diferença no meio corporativo, aqui vai uma lista de vantagens desse tipo de assinatura.
Melhora a imagem da marca por ser sustentável
A primeira grande vantagem da assinatura eletrônica e digital é que esse tipo de validação é sustentável, o que faz enorme diferença na vida de todos.
Afinal, por ser uma assinatura on-line, o recurso dispensa papel, evitando resíduos desnecessários e gastos com papelada.
Além da redução de custos com o papel, a imagem da empresa só tem a ganhar, uma vez que marcas que preservam o meio ambiente são mais aceitas pelo cliente.
Reduz custos e tempo
A redução de papel não é o único feito das assinaturas eletrônicas e digitais. Como ninguém precisa se deslocar para validar um documento, a empresa também economiza tempo e custos de deslocamento.
Em outros tempos, por exemplo, além do papel ser parte integrante das corporações, as partes envolvidas precisavam se deslocar para certificar um documento e ainda pagar pela locomoção.
Isso representava não só gastos com tempo e dinheiro, mas também perda do fluxo de trabalho, já que em vez de agilizar outros processos, o funcionário está resolvendo essa questão burocrática.
Por isso, vale a pena aderir ao uso de assinaturas eletrônicas e digitais no universo corporativo.
Aumenta a produtividade
Ao reduzir os custos desnecessários, o aumento da produtividade torna-se uma consequência direta do uso da assinatura eletrônica e digital no meio corporativo.
Isso acontece porque a autenticação de documentos on-line é muito mais rápida, uma vez que, de outro modo, seria necessário esperar por dias pela assinatura do cliente.
Com tudo sendo resolvido em poucos cliques, a equipe pode dedicar seus esforços para outros campos de atuação da empresa, garantindo melhor fluxo no trabalho.
Como obter uma assinatura eletrônica e digital?
Até aqui você conferiu a diferença entre a assinatura eletrônica e assinatura digital, certo? Também conheceu os tipos de assinaturas eletrônicas e onde é possível usar tanto a versão eletrônica quanto a digital.
Pois bem, para obter uma assinatura eletrônica ou digital, é necessário escolher uma Autoridade Certificadora, que é responsável por assinar as certificações digitais.
Então, o cliente deve procurar uma autoridade de certificação e solicitar o seu certificado digital após o pagamento de uma taxa. A escolha do tipo de certificação fica a critério do cliente, que tanto pode ser A1 ou A3.
Após fazer a escolha da certificadora, o solicitante deverá preencher um formulário, apresentar a documentação e passar pela validação presencial, que nada mais é do que o cadastramento da biometria.
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Se a ideia é assinar documentos de maneira eletrônica, não faz sentido sair de casa para solicitar seu certificado digital, correto? Na verdade, faz muita diferença obter uma assinatura digital e eletrônica no conforto de sua casa.
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Dessa forma, há garantia do aumento de produtividade da equipe, o que ajuda a elevar o número de vendas e o aumento dos lucros. Assim, obter uma assinatura eletrônica e digital com a FluxSign também se torna uma estratégia inteligente para o crescimento do negócio.
Uma vez que os clientes gostam de um tratamento eficiente e sem atrasos, pensar em fechar contratos, por exemplo, com assinaturas on-line, é a melhor decisão para a sua empresa.
Por isso, não basta pensar nas diferenças entre a assinatura digital e eletrônica, também é importante pensar nas vantagens de escolher uma excelente Autoridade Certificadora e apostar nesse meio on-line para acelerar a gestão corporativa.
E então, você já pensou em como a assinatura eletrônica e digital pode fazer diferença na sua empresa? Se sim, entre em contato com um dos nossos especialistas e saiba mais sobre as assinaturas on-line.
